Guía paso a paso para grupos certificados que se preparan para su próxima auditoría orgánica.
Una auditoría orgánica no debería prepararse únicamente unos días antes de la visita del organismo de control. Para una cooperativa o grupo de productores, la preparación comienza mucho antes: cuando se registra un productor, se incorpora una parcela, se realiza una inspección interna o se detecta una no conformidad.
En los grupos certificados bajo un Sistema de Control Interno (SIC), el auditor no revisa solamente documentos. También comprueba que el SIC esté actualizado, funcione y permita demostrar que el grupo mantiene el control sobre sus miembros, unidades productivas y actividades.
Antes de la próxima auditoría, esta checklist puede ayudarte a identificar posibles vacíos.
El SIC debe reflejar cómo trabaja realmente la organización. Revisa que los procedimientos sobre admisión de miembros, inspecciones internas, formación, gestión de riesgos, no conformidades, trazabilidad y responsabilidades estén actualizados.
Todo esto tiene su base legal en el Reglamento (UE) 2018/848 sobre producción ecológica y etiquetado de productos ecológicos.
La pregunta clave es sencilla: ¿lo que está escrito en nuestro SIC coincide con lo que hacemos en la práctica?
El listado de miembros es uno de los elementos centrales de la certificación grupal. Antes de la auditoría revisa:
La información registrada debe coincidir con la realidad encontrada en campo. Un ejercicio útil es seleccionar algunos productores al azar y comprobar si toda su información está actualizada.
La inspección interna es una de las principales funciones del SIC. Cada miembro debe ser inspeccionado internamente de acuerdo con los requisitos aplicables, y el grupo debe poder demostrar cuándo se realizó la inspección, quién la hizo y cuál fue el resultado. Comprueba especialmente:
También deben considerarse inspecciones adicionales cuando el análisis de riesgo lo requiera.
No solo importa que las inspecciones existan. También importa quién las realiza. Antes de la auditoría verifica que exista un listado actualizado de inspectores internos y que puedas demostrar su formación, competencia y asignación de responsabilidades.
Revisa también posibles conflictos de interés, ya que la independencia del inspector es esencial para la credibilidad del SIC.
Un SIC eficaz debe poder identificar dónde existen mayores riesgos. Por ejemplo:
Antes de la auditoría deberías poder responder: ¿sabemos cuáles son nuestros productores o unidades de mayor riesgo y por qué?
Registrar una no conformidad no es suficiente. El SIC debería poder demostrar claramente qué ocurrió después: hallazgo → medida → responsable → plazo → evidencia → cierre.
Presta especial atención a:
Lo importante no es solamente detectar problemas, sino demostrar que fueron gestionados.
Los cambios ocurridos desde la última auditoría merecen especial atención. Revisa si durante el año hubo:
Comprueba que esos cambios hayan pasado correctamente por los procedimientos del SIC y estén documentados. Una pregunta muy útil es: ¿qué ha cambiado en nuestro grupo desde la última auditoría?
No esperes a que el auditor seleccione un productor o lote. Haz tú mismo una prueba antes de la auditoría. Selecciona un productor y comprueba si puedes seguir la información desde:
Productor → parcela → cultivo → cosecha → entrega/acopio → almacenamiento → comercialización
Después realiza el ejercicio al contrario: producto o lote → productor → parcela de origen.
Comprueba también si las cantidades son coherentes con las superficies, cultivos, rendimientos estimados, cosechas y entregas registradas.
Si reconstruir esta información requiere buscar durante horas entre diferentes archivos Excel, documentos, fotografías y formularios en papel, existe margen para mejorar la organización del SIC.
Una de las mejores formas de prepararse es realizar una mock audit o auditoría de prueba. Selecciona algunos productores al azar e intenta responder:
Y añade una última pregunta: ¿cuánto tiempo necesitamos para encontrar esta información? La respuesta puede revelar mucho sobre el nivel de organización de tu SIC.
Una auditoría se vuelve más compleja cuando la información está distribuida entre hojas Excel, formularios en papel, documentos Word, fotografías y carpetas diferentes. Puede que toda la información exista. El problema aparece cuando hay que encontrarla, relacionarla y demostrarla rápidamente.
Por eso, prepararse para una auditoría orgánica no debería consistir en recopilar documentos a última hora, sino en mantener la información organizada durante todo el ciclo de certificación.
Digitalizar un Sistema de Control Interno no sustituye el trabajo de los inspectores, del responsable del SIC ni del organismo de control. Pero puede facilitar enormemente la gestión.
Con abunda+, los grupos de productores pueden centralizar información clave como productores, unidades productivas, parcelas georreferenciadas, inspecciones internas, cuestionarios, evidencias, fotografías, riesgos y no conformidades — para gestionar el SIC de un grupo certificado. Así, cuando llega la auditoría, el objetivo ya no es reconstruir información dispersa, sino demostrar el trabajo que el SIC ha realizado durante todo el año.
Selecciona hoy tres productores al azar. Si puedes encontrar rápidamente sus parcelas, inspecciones, riesgos, hallazgos y evidencias, probablemente tu sistema está bien organizado. Si necesitas consultar múltiples archivos y carpetas para responder, quizá ha llegado el momento de revisar cómo gestionas tu Sistema de Control Interno.
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Normativa de referencia: Reglamento (UE) 2018/848 y normativa complementaria aplicable a grupos de operadores y Sistemas de Control Interno.